Chính sách quyền riêng tư

1. Giới thiệu và phạm vi áp dụng

Chính sách này giải thích cách Công ty TNHH Torilab (Torilab Company Limited, "Torilab", "chúng tôi") thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi bạn truy cập website torilab.ai và gửi thông tin qua các biểu mẫu trên website.

Torilab là công ty nghiên cứu và phát triển (R&D) thuộc NEKSAI Group. Đối với dữ liệu thu thập qua website này, Torilab là bên quyết định mục đích và cách thức xử lý dữ liệu.

Chính sách này không áp dụng cho các ứng dụng và dịch vụ như Twomi, AI AVATAR, SOULRiZA, Kiketsuta, R10 Ronaldinho Playground hay Dr. Avatar. Mỗi sản phẩm có chính sách quyền riêng tư riêng do đơn vị vận hành sản phẩm đó công bố.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Chúng tôi chỉ thu thập những dữ liệu cần thiết cho yêu cầu hoặc hồ sơ ứng tuyển của bạn.

2.1. Dữ liệu bạn cung cấp qua form Contact

Vui lòng không đưa vào tin nhắn hoặc CV các dữ liệu nhạy cảm không cần thiết cho việc tuyển dụng, như thông tin sức khoẻ, tôn giáo, số giấy tờ tuỳ thân hay tài khoản ngân hàng.

Website không thu thập dữ liệu sinh trắc học (khuôn mặt, giọng nói, vân tay) và không xử lý thanh toán hay dữ liệu tài chính.

2.2. Dữ liệu thu thập tự động

• Khi gửi form: địa chỉ IP và thời điểm gửi, dùng để chống spam và giới hạn số lần gửi.
• Thống kê website (khi bạn đồng ý): nếu bạn chấp nhận cookie thống kê, chúng tôi dùng Google Analytics để tạo số liệu thống kê tổng hợp về việc sử dụng website, như số lượt truy cập, trang đã xem, website dẫn tới, loại thiết bị và trình duyệt chung, và quốc gia hoặc khu vực ước tính từ địa chỉ IP. Google Analytics không lưu địa chỉ IP của bạn. Chúng tôi không kết hợp thông tin này với họ tên, email hay dữ liệu khác bạn gửi, không dùng để nhận diện bạn hoặc tạo hồ sơ cá nhân, và không dùng cho quảng cáo. Dữ liệu thống kê được lưu không quá 2 tháng.
• Nhật ký máy chủ: như mọi website, máy chủ có thể ghi lại địa chỉ IP, loại trình duyệt, trang đã truy cập và thời gian truy cập để vận hành và bảo mật hệ thống.

2.3. Dịch vụ của bên thứ ba trên website

• Google reCAPTCHA v3 (chỉ trên trang Contact): giúp chúng tôi phân biệt người dùng thật với bot tự động và bảo vệ form khỏi spam, lạm dụng. Google (đặt tại Hoa Kỳ) thu thập thông tin phần cứng, phần mềm và cách tương tác trên trang Contact để đánh giá rủi ro. Việc sử dụng reCAPTCHA tuân theo Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google.
• Google Fonts: phông chữ của website được tải từ máy chủ Google, nên địa chỉ IP của bạn được gửi tới Google khi tải trang.
• Google Analytics (qua Google Tag Manager): tạo số liệu thống kê tổng hợp về việc sử dụng website. Chỉ hoạt động khi bạn chấp nhận cookie thống kê. Google (đặt tại Hoa Kỳ) xử lý dữ liệu này thay mặt chúng tôi.

Website không sử dụng cookie quảng cáo.

3. Mục đích xử lý dữ liệu

• Phản hồi câu hỏi và yêu cầu bạn gửi tới Torilab.
• Đánh giá và trao đổi về các đề xuất hợp tác nghiên cứu, hợp tác kinh doanh và công nghệ.
• Tuyển dụng: xem xét hồ sơ, liên hệ phỏng vấn và trả lời câu hỏi về cơ hội việc làm.
• Bảo vệ website và form khỏi spam, lạm dụng và truy cập trái phép.
• Thống kê lượt truy cập để hiểu cách website được sử dụng và cải thiện nội dung (chỉ khi bạn đồng ý cookie thống kê).
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân gửi qua form dựa trên sự đồng ý của bạn. Bạn đồng ý riêng cho từng mục đích qua các ô tick trên form:

a. Xử lý yêu cầu hoặc hồ sơ ứng tuyển của bạn;
b. Lưu dữ liệu trên hệ thống nội bộ của NEKSAI Group và chuyển ra ngoài Việt Nam như mô tả ở mục 5 và mục 6;
c. Nếu có, lưu hồ sơ ứng tuyển cho các cơ hội sau này.

Chúng tôi lưu lại bằng chứng về sự đồng ý của bạn, gồm thời điểm đồng ý và phiên bản chính sách áp dụng khi đó. Cookie thống kê chỉ được đặt khi bạn đồng ý qua banner cookie. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (xem mục 9). Việc rút lại không ảnh hưởng tới tính hợp pháp của các hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó.

Ngoài ra, chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân mà không cần sự đồng ý của bạn trong các trường hợp pháp luật Việt Nam cho phép, bao gồm để thực hiện nghĩa vụ pháp lý, đáp ứng yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của chúng tôi trước các hành vi vi phạm pháp luật.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không dùng dữ liệu gửi qua website để quảng cáo.

4. Cookie

Khi bạn truy cập lần đầu, website hiển thị banner để bạn đồng ý hoặc từ chối cookie thống kê. Cookie cần thiết luôn hoạt động vì website cần chúng để vận hành. Bạn có thể thay đổi lựa chọn bất cứ lúc nào qua nút "Cài đặt cookie" ở cuối trang. Website không dùng cookie quảng cáo. Bạn có thể xoá hoặc chặn cookie trong cài đặt trình duyệt; tuy nhiên chặn cookie reCAPTCHA có thể khiến form Contact không gửi được.

5. Chia sẻ dữ liệu

Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết cho các mục đích nêu ở mục 3:

• Trong Torilab: yêu cầu tuyển dụng được chuyển tới bộ phận nhân sự (hr@torilab.ai); các yêu cầu khác được chuyển tới bộ phận phụ trách (info@torilab.ai).
• Các công ty thuộc NEKSAI Group: yêu cầu hợp tác và hồ sơ ứng viên có thể được lưu trên hệ thống lưu trữ nội bộ dùng chung của NEKSAI Group và được chia sẻ với các công ty trong NEKSAI Group, bao gồm các đơn vị đặt tại Hoa Kỳ, Nhật Bản và Singapore, chỉ cho các mục đích nêu ở mục 3. Chỉ nhân sự được phân quyền mới truy cập được. Các công ty này xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của Torilab trên cơ sở thoả thuận bảo vệ dữ liệu bằng văn bản và không được sử dụng dữ liệu cho mục đích riêng. Danh sách các công ty trong tập đoàn nhận dữ liệu được cung cấp khi có yêu cầu qua privacy@torilab.ai.
• Nhà cung cấp dịch vụ: chúng tôi sử dụng các nhà cung cấp bên thứ ba cho việc lưu trữ website (Amazon Web Services, máy chủ tại Nhật Bản), email và lưu trữ tài liệu qua Google Workspace, reCAPTCHA và Google Analytics (Google), và quản lý tên miền, bảo mật, phân phối nội dung (Cloudflare). Các nhà cung cấp này chỉ xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ dẫn của chúng tôi và trên cơ sở thoả thuận xử lý dữ liệu yêu cầu các biện pháp bảo mật phù hợp.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: khi pháp luật yêu cầu.

6. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Dữ liệu của bạn có thể được chuyển tới và lưu trữ tại các quốc gia ngoài Việt Nam, chủ yếu là Hoa Kỳ, Nhật Bản và Singapore, trong các trường hợp sau:

• Website và dữ liệu gửi qua form (kể cả CV) được lưu trên máy chủ của Amazon Web Services đặt tại Nhật Bản.
• Email, tài liệu và hệ thống lưu trữ nội bộ của NEKSAI Group sử dụng dịch vụ của Google, có máy chủ đặt ngoài Việt Nam.
• Dữ liệu có thể được chia sẻ với các công ty thuộc NEKSAI Group như mô tả ở mục 5.
• Cloudflare xử lý lưu lượng truy cập website qua mạng máy chủ toàn cầu.

Chúng tôi thực hiện việc chuyển dữ liệu này dựa trên sự đồng ý của bạn và theo quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm việc lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo quy định. Chúng tôi yêu cầu bên nhận cam kết bằng hợp đồng bảo đảm mức độ bảo vệ phù hợp, đồng thời áp dụng các biện pháp nêu ở mục 8. Bạn có thể rút lại sự đồng ý đối với việc chuyển dữ liệu này bất cứ lúc nào (xem mục 9).

7. Thời gian lưu trữ

Chúng tôi chỉ lưu dữ liệu cá nhân trong thời gian cần thiết cho mục đích thu thập, và không quá các thời hạn tối đa dưới đây.

Chúng tôi chỉ lưu dữ liệu lâu hơn khi pháp luật yêu cầu hoặc khi cần thiết để xác lập, thực hiện hoặc bảo vệ các quyền hợp pháp trong tranh chấp, và chỉ trong thời gian nhu cầu đó còn tồn tại.

8. Bảo mật dữ liệu

• Kết nối tới website được mã hoá bằng HTTPS.
• Dữ liệu gửi qua form được lưu ở khu vực quản trị riêng. Chỉ nhân sự được phân quyền và trực tiếp tham gia xử lý yêu cầu hoặc tuyển dụng mới được truy cập.
• Tệp CV được kiểm tra định dạng (chỉ nhận PDF, tối đa 5 MB, từ chối tệp chứa mã thực thi), lưu trong thư mục không truy cập công khai với tên tệp ngẫu nhiên, và chỉ quản trị viên tải xuống được.
• Form được bảo vệ khỏi spam và lạm dụng bằng reCAPTCHA, giới hạn số lần gửi và các biện pháp kiểm tra tự động.

Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân chậm nhất 72 giờ kể từ khi phát hiện, trong trường hợp pháp luật yêu cầu, và thông báo cho người bị ảnh hưởng nếu sự cố có thể ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của họ.

9. Quyền của bạn

Theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
• Đồng ý hoặc không đồng ý, và rút lại sự đồng ý.
• Truy cập, xem và yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của mình.
• Yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác.
• Yêu cầu xoá dữ liệu.
• Yêu cầu hạn chế xử lý, hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu.
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.

Để thực hiện các quyền này, vui lòng gửi email tới privacy@torilab.ai với tiêu đề "Personal data request". Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu. Chúng tôi sẽ xác nhận đã nhận yêu cầu trong vòng 2 ngày làm việc và hoàn tất trong thời hạn pháp luật Việt Nam quy định, tại thời điểm ban hành chính sách này là: 10 ngày đối với yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc cung cấp dữ liệu; 15 ngày đối với rút lại sự đồng ý, hạn chế hoặc phản đối xử lý; và 20 ngày đối với yêu cầu xoá. Các thời hạn này có thể được gia hạn một lần nếu yêu cầu phức tạp, khi đó chúng tôi sẽ thông báo lý do cho bạn. Việc thực hiện yêu cầu là miễn phí.

Nếu bạn rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu xoá dữ liệu, chúng tôi có thể không còn phản hồi được yêu cầu hoặc xem xét hồ sơ ứng tuyển của bạn. Trong một số trường hợp, chúng tôi có thể không xoá được những dữ liệu mà pháp luật yêu cầu phải lưu giữ; khi đó chúng tôi sẽ thông báo cho bạn.

10. Trẻ em

Website và form Contact không dành cho người dưới 16 tuổi. Ứng viên ứng tuyển phải từ đủ 18 tuổi trở lên, trừ khi mô tả vị trí có quy định khác. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em. Nếu bạn là cha mẹ hoặc người giám hộ và cho rằng con mình đã gửi thông tin cho chúng tôi, vui lòng liên hệ để chúng tôi xoá dữ liệu đó.

11. Liên kết tới website khác

Website có liên kết tới các trang bên ngoài như website sản phẩm, App Store, Google Play, arXiv, PR TIMES và mạng xã hội. Các trang này có chính sách quyền riêng tư riêng; chúng tôi không chịu trách nhiệm về cách các trang đó xử lý dữ liệu.

12. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi hoạt động xử lý dữ liệu hoặc quy định pháp luật thay đổi. Ngày cập nhật được ghi ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trên website. Chính sách này có bản tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Nhật. Trường hợp có khác biệt giữa các bản, bản tiếng Việt được ưu tiên áp dụng.

13. Liên hệ